Planifier et réaliser un inventaire efficace
À peine passées les vacances d'été, les décorations de Noël apparaissent déjà dans de nombreux supermarchés. Il est toutefois plutôt rare en cette période de l'année d'avoir déjà envie de pain d'épices et de pères Noël en chocolat. La fin de l'année arrive cependant beaucoup plus vite qu'on ne s'y attend. Même s'il peut sembler que les décorations de Noël apparaissent un peu tôt dans les magasins, n'est peut-être pas plutôt le signe d'une parfaite planification?
À quel point votre entreprise est-elle prête à relever les défis auxquels elle est confrontée chaque année? Les tâches récurrentes de fin d'année, tel l'inventaire, ne représentent aucune surprise pour de nombreuses entreprises. Pourtant, dans la plupart des entreprises, la période précédant la fin de l'année est souvent très marquée par des contraintes de temps et du stress. Pourquoi ne pas cette année vous préparer plus tôt à l'inévitable inventaire?
Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir afin de garantir une planification efficace et une bonne exécution de votre inventaire. Tout d'abord, nous clarifions certaines questions fréquemment posées au sujet de l'inventaire.
Pourquoi un inventaire?
Pour quelle raison est-il judicieux d'effectuer un inventaire?
Un inventaire régulier dans votre entreprise vous aide à déterminer le «stock réel» actuel. L'inventoriage couvre tous les biens matériels (inventaire physique), les actifs et dettes immatériels (inventaire comptable) et les actifs mobiliers, c'est-à-dire les véhicules, machines et équipements industriels (inventaire mobilier).
Au moins une fois par an, à jour fixe, assurez-vous au moyen d'un inventaire que le calcul continu des entrées et sorties dans votre système de gestion de marchandises et la tenue de la comptabilité dans votre entreprise soient effectués correctement.
En résumé, un inventaire régulier dans votre entreprise:
- forme la base du bilan annuel
- identifie les pertes potentielles dues au vol ou à la disparition accidentelle
- corrige les erreurs possibles dans la comptabilité et la gestion des marchandises
- apporte une vue d'ensemble des marchandises (en termes de valeur et de quantité) qui se trouvent actuellement dans votre entrepôt ou votre bureau
L'inventaire annuel sert non seulement au contrôle de l'administration fiscale, il représente également pour votre entreprise un outil pertinent de vérification de la comptabilité interne et de comparaison des avoirs théorique et réel.
Suis-je obligé d'effectuer un inventaire dans mon entreprise?
L'administration fiscale prescrit un inventaire pour votre société si votre entreprise est tenue d'établir un bilan. Toutefois, même pour les petites entreprises qui n'y sont pas tenues, un inventaire volontaire pour vérifier la situation financière réelle s'avère pertinent.
Un conseil d'expert: ne vous concentrez pas uniquement sur l'inventaire des marchandises présentes dans votre entrepôt. Les marchandises de catégorie C, c'est-à-dire les articles qui ne sont pas directement impliqués dans la valeur ajoutée de votre entreprise, doivent également être répertoriés. Il s'agit, par exemple, de l'équipement de bureau ou de nettoyage.
L'inventaire doit-il obligatoirement être réalisé le dernier jour de l'année?
En principe, un inventaire est requis à différents moments: de manière ponctuelle lors de la création d'une société et lors de changements d'effectifs dans la direction ou le comité exécutif, et régulièrement à la fin de chaque exercice fiscal.
Pour la plupart des entreprises, l'exercice fiscal coïncide avec l'année civile, c'est pourquoi la date fixe de l'inventaire annuel est généralement le 31 décembre. Il est souvent impossible de réaliser l'inventaire complet en une seule journée. Par conséquent, les différents types d'inventaire vous autorisent à effectuer l'inventaire avant ou après le jour fixe de clôture de l'exercice fiscal (voir Types d'inventaire).
Types d'inventaire
Il existe différents types d'inventaire que vous pouvez utiliser. Assurez-vous toutefois de choisir le type d'inventaire qui convient à votre entreprise. En ce qui concerne les inventaires reportés, vous devrez vous assurer que votre système de gestion des marchandises est appliqué avec exactitude. Un inventaire permanent ne saurait servir à enregistrer les denrées périssables.
L'inventaire à jour fixe
L'inventaire à jour fixe est le type d'inventaire le plus courant. L'inventaire complet est effectué à la date fixe de clôture du bilan.
Un inventaire différé d'une durée maximale de dix jours avant ou après la date fixe de clôture annuel est autorisé. Dans ce cas, toute modification de quantité et de valeur du stock lors de ces journées, accompagnée de pièces justificatives, doit être prise en compte pour recalculer le stock réel à la date du bilan.
Attention: il ne s'agit pas d'un inventaire par échantillonnage, dans lequel l'inventoriage est effectué au moyen d'échantillons représentatifs. Ce type d'inventaire doit faire l'objet d'une demande officielle auprès de l'administration fiscale et n'est accordé qu'à de très grandes entreprises et sous certaines conditions.
L'inventaire permanent
Dans le cas de l'inventaire permanent, vous enregistrez le stock de différents groupes de marchandises à différents jours de l'année. Une fois par an, à une date fixe de clôture du bilan, un inventaire physique de tous les groupes de marchandises est réalisé afin de comparer les stocks théorique et réel. Pour économiser du temps et des ressources, vous pouvez choisir un jour où le niveau de stock dans l'entrepôt est bas.
L'inventaire différé
Il s'agit d'un inventaire reporté dans le temps. Dans le cas d'un inventaire différé, l'inventaire peut être effectué trois mois avant ou deux mois après la date de clôture réelle du bilan. Toutefois, le stock réel à la date du bilan reste déterminant. La valeur de celui-ci doit être mise à jour ou recalculée.
L'inventaire différé offre une plus grande flexibilité. Toutefois, il comporte également certains pièges, car toute modification du stock doit être documentée de manière stricte et exacte au fil des mois pour que la mise à jour ou le re-calcul soient corrects.
Attention: ce type d'inventaire doit faire l'objet d'une demande préalable auprès de l'administration fiscale.
Conseils d'experts
Comment procéder lors de la planification et de l'exécution de l'inventaire
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour une planification et une mise en œuvre optimales de votre prochain inventaire:
1. Choisissez le bon moment
Il est recommandé de choisir pour l'inventaire des bureaux un jour où il y a peu d'affluence dans l'entreprise.
Il en va de même pour l'inventaire dans l'entrepôt. Veuillez également noter que l'un des meilleurs moments pour procéder à l'inventaire physique est lorsque votre stock est bas.
Les types d'inventaire différés vous offrent une certaine flexibilité. Toutefois, n'oubliez pas de prévoir un délai supplémentaire pour recalculer le stock à la date de clôture du bilan. Plus il y aura de jours entre la date de l'inventaire et celle du bilan, plus cela demandera de temps.
2. Prévoyez suffisamment de temps
En fonction de la taille de votre entreprise, l'inventaire peut prendre quelques heures, une seule journée ou plusieurs jours. En cas de doute, prévoyez un peu plus de temps afin d'éviter les erreurs dues à la négligence sous la pression des délais à respecter.
De nombreuses entreprises effectuent même l'inventaire en dehors des heures normales de travail afin de pouvoir se concentrer pleinement sur l'inventaire.
3. Organisez bien vos employés
Déterminez si vous pouvez réaliser l'inventaire physique avec vos propres employés ou s'il est pertinent d'avoir recours à un service externe pour vous assister dans l'inventaire.
Bien qu'une assistance externe entraîne des coûts supplémentaires, elle en vaut la peine dans de nombreux cas. Les assistants expérimentés qui vous aident à effectuer l'inventaire accomplissent généralement celui-ci rapidement et de manière fiable, et vos propres employés ne sont pas détournés de leurs tâches habituelles.
Les personnes extérieures possèdent de plus une vision impartiale de la situation dans votre entreprise, ce qui leur permet de repérer plus facilement ce qui peut poser problème. Si vous faites l'inventaire avec vos propres employés, ceux-ci se verront occupés à d'autres tâches que celles de leur environnement professionnel quotidien.
Pendant l'inventaire, les employés devraient dans l'idéal travailler par équipes de deux. Un employé enregistre tandis que l'autre prend des notes. De cette façon, vous minimisez la possibilité d'erreurs potentielles et l'inventaire se déroule plus rapidement.
4. Définissez des directives d'exécution
Si vous décidez d'embaucher un personnel spécialisé pour effectuer l'inventaire, celui-ci sera généralement au courant de la méthode à appliquer. S'il s'agit de vos propres employés, vous devrez leur rappeler les procédures réglementaires avant l'inventaire.
Lors de l'enregistrement des biens, il est conseillé de procéder de gauche à droite et de haut en bas. Une fois qu'une équipe a terminé une zone, celle-ci doit être marquée comme achevée afin d'éviter les répétitions inutiles et les duplications. Les listes d'inventaire doivent être remplies lisiblement et en caractères d'imprimerie. Au besoin, établissez des lignes directrices concernant l'orthographe des chiffres afin d'éviter toute confusion par la suite.
Liste de contrôle
Une planification précise de l'inventaire
Il reste encore beaucoup de temps jusqu'à la date du bilan? Il ne faudrait pas cependant sous-estimer les avantages d'une bonne préparation. La liste de contrôle suivante vous aidera à planifier efficacement votre prochain inventoriage.
1. Quelques mois avant l'inventaire
- Déterminer la date de l'inventaire
- Déterminer la durée de l'inventaire
- Le cas échéant, organiser des assistances à l'inventaire
2. Quelques jours avant l'inventaire
- Communiquer les directives d'exécution et la planification aux employés et leur envoyer par écrit
- Préparer les locaux: rangement et nettoyage afin de faciliter le travail
- Diviser le site en zones d'inventaire de quantité de travail similaire et les marquer de différentes couleurs
- Déterminer qui dirigera l'inventaire et mettre en place un bureau de coordination central (coordination du déroulement, précisions nécessaires, remise des listes d'inventaire)
- Organiser les employés par équipes de deux
- Attribuer une ou plusieurs tâches à chaque équipe
- Fournir suffisamment de matériel de travail: blocs-notes, matériel de bureau, etc.
3. Le jour de l'inventaire
- Accueillir et orienter le personnel
- Veiller à ce que les employés inventorient correctement
- Vérifier toutes les listes d'inventaire remises (lisibilité, remplies au stylo à bille, date et signature de l'employé concerné)
- Tournée et contrôle de toutes les zones d'inventaire
4. Après l'inventaire
- Transférer les différences d'inventaire aux comptes appropriés
- Remettre les documents à l'administration fiscale (conservation des documents pendant dix ans)
D'autres questions?
Avec une telle planification, plus rien ne s'oppose à un inventaire organisé de manière optimale cette année. Nous nous tenons gratuitement à votre disposition pour toute question supplémentaire.